Silenrock

AI-automatisering / Workflow-automatisering

Werk dat zichzelf
doorzet.

Als een klant zijn formulier invult, gebeurt er een hele reeks dingen. Een offerte gaat eruit. De data komt in je CRM. De boekhouding krijgt een seintje. Jij krijgt een melding. Vroeger deed iemand dit met de hand. Nu doet een workflow het, zonder fouten, altijd binnen twee minuten.

In het kort

  • Wat het is: Workflow-automatisering koppelt jouw bestaande systemen aan elkaar, zodat hele werkprocessen zichzelf afhandelen.
  • Tools: Make, Zapier, n8n en eigen scripts met AI-koppelingen.
  • Investering: Projecten vanaf €1.500, complete systemen €4.000 tot €12.000. Doorlopend onderhoud optioneel vanaf €150 per maand.
  • Doorlooptijd: Eerste werkende flow binnen 2 tot 6 weken.

Wat we bouwen

Inkomende leads automatisch verwerken

Formulier komt binnen, AI bepaalt of het serieus is, leidt het naar de juiste persoon, voegt 'm toe aan de CRM en stuurt direct een persoonlijke reactie.

Documenten en facturen verwerken

Inkomende facturen worden uitgelezen, gecontroleerd tegen je orders, goedgekeurd of geweigerd, en naar je boekhouding gestuurd. Geen handmatige invoer meer.

Rapportages elke week vanzelf

Data uit je verschillende tools wordt opgehaald, AI schrijft de samenvatting, en jij hebt 'm maandagochtend in je inbox. Geen rapportage meer in elkaar zetten.

Systemen die met elkaar praten

Je CRM, boekhouding, webshop, agenda en e-mailtool die elkaars gegevens kennen en bijwerken. Geen dubbele invoer, geen vergeten klantgegevens.

Voorbeeld

Een reisbureau ontving per week 80 plus klantvragen via e-mail, meeste over dezelfde zaken: paspoortregels, visumvereisten, klimaat, lokale gebruiken. Eén medewerker was er fulltime mee bezig.

Workflow gebouwd die elke binnenkomende e-mail leest, AI bepaalt het onderwerp, beantwoordt zelf wat hij kan op basis van de bedrijfsdocumentatie, en zet alleen door naar een mens als er menselijk oordeel nodig is.

Resultaat: 28 uur per week werden 4 uur. Reactietijden van soms een dag naar binnen het uur. En klanten merken het niet.

Investering

Een eenvoudige workflow is een eenmalig project vanaf €1.500. Een compleet automatiseringssysteem met meerdere geïntegreerde flows komt op €4.000 tot €12.000, afhankelijk van hoeveel processen en koppelingen.

Daarnaast doorlopende tool-kosten (Make of n8n: ~€20 tot €100 per maand) en eventueel AI-verbruik tegen kostprijs. Doorlopende ondersteuning is optioneel, vanaf €150 per maand.

Veelgestelde vragen

Met welke tools werken jullie?
Make, Zapier en n8n voor de meeste workflow-automatiseringen. Voor complexere taken eigen scripts in Node.js of Python met directe AI-API-koppelingen. De keuze hangt af van wat je al gebruikt en wat het beste past bij wat je wilt bouwen.
Kan dit gekoppeld worden aan mijn bestaande systemen?
Vrijwel altijd. Make, Zapier en n8n hebben duizenden integraties: CRM, boekhoudsoftware, e-mail, agenda, webshop, formulieren. Wat niet als standaard koppeling bestaat, bouwen we via een API. Niet veranderen wat werkt, alleen het werk eraan overnemen.
Wat als ik later iets wil aanpassen?
Workflows zijn geen black box. Je krijgt toegang tot de tools waarin ze draaien, plus documentatie van wat ze doen. Kleine aanpassingen kun je zelf, grotere kun je bij mij of bij iemand anders neerleggen. Geen vendor lock-in.
Hoe veilig is mijn data in zo'n workflow?
Data passeert alleen de tools die je zelf kiest en waar al beveiligingsafspraken voor gelden (Make en Zapier zijn ISO 27001 gecertificeerd, n8n kan op je eigen server). Voor gevoelige processen kunnen we kiezen voor self-hosted n8n zodat data nooit een externe partij raakt. We bespreken vooraf wat waar mag staan.
Wat gebeurt er als de gekoppelde tool kapot gaat of stopt?
Iedere workflow heeft een fallback: foutmeldingen worden gelogd, jij krijgt een seintje en het werk wacht netjes tot er hersteld is. Bij echte afhankelijkheden van één tool bespreken we vooraf alternatieve routes, zodat je nooit volledig stilstaat.

Welk proces gaat bij jou als eerste over?

In een gesprek brengen we in kaart welke processen je nu het meest kosten aan tijd, en wat een eerste werkende automatisering zou opleveren.

Plan een gesprek

← Terug naar AI-automatisering

Geschreven door Marcel Renes, AI-specialist bij Silenrock.